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¿Cómo romper con la cultura de las reuniones excesivas?

Según un estudio reciente del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) se indica que si existiese tres días sin reuniones a la semana, la productividad de una compañía aumentaría en un 73%. Y es que tener el día lleno de reuniones puede ser sinónimo para expertos de bajada de la productividad ya que no solo genera una limitación en la producción del trabajo sino además genera situaciones de estrés.

Un colaborador puede dedicar hasta 31 horas mensuales a reuniones que se catalogan como improductivas, lo cual equivale casi a una semana de trabajo perdida cada mes, según estudios de la empresa Atlassian.

Generar reuniones con propósito

Para expertos en el área de project management, rol que ha tomado importancia no solo en la gestión de presupuestos y proyectos sino también en ser un pilar fundamental para dirigir equipos hacia el éxito en proyectos cada vez más complejos y orientados hacia la innovación es necesario la necesidad de optimizar las reuniones y fomentar una cultura de comunicación ágil.

Por otro lado las empresas pueden optar por eliminar reuniones innecesarias y limitar las sesiones con los clientes a aquellas en las que realmente se tenga algo tangible que mostrar. Evita tener por ejemplo un daylist con tu cliente y en su lugar opta por  catchup semanales los cuales permiten priorizar y organizar actividades de forma eficiente, eliminando las micro reuniones y creando más tiempo para el trabajo técnico.

Consejos para conseguir reuniones con propósito:

1. Definir objetivos claros: para ello, la persona que organiza debe cuestionarse qué quiere conseguir una vez termine la reunión.
2. Invitar solo a las personas que van a tener un rol activo: muchas veces intentamos involucrar a demasiadas personas y terminamos convirtiendo la reunión en una conversación poco productiva.
3. Enviar un minuta a todos los asistentes previamente: todos deben tener conocimiento de los diferentes puntos que serán tratados en la reunión. Por lo tanto, es importante que quien convoque, envíe información para que los asistentes estén al tanto y puedan preparar material en caso de ser necesario.
4. Repasar los logros: si se trata de una reunión recurrente, es recomendable empezar con la revisión de los puntos acordados en la última reunión, así como evaluar si se han cumplido o no.
5. Ser efectivos en tiempo: si se acuerdan 30 minutos de reunión, este tiempo se debe cumplir para no afectar el resto del tiempo de los participantes.
6. Tener un coordinador o moderador de la conversación: disponer de una persona que coordine el tiempo de participación de cada participante, para ofrecer a todos por igual la oportunidad de dar su punto de vista y no monopolizar la conversación.
7. Tomar notas de la reunión: anotar toda la información relevante y compartirla luego con todos los participantes y personas a las que afecte.
8. Cierre de la reunión: es fundamental cerrar la reunión definiendo los próximos pasos a seguir, así como las personas responsables de llevar a cabo las siguientes acciones.

Si deseas mejorar la calidad de la toma de decisiones en tu empresa, es crucial tener reuniones con propósitos claros y agendas definidas.

10 tips para ser más productivo

¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas que debes realizar cada día? ¿Sientes que no puedes sacar el máximo provecho de tu tiempo? No estás solo. La productividad es un desafío común en la vida moderna, pero con algunas estrategias efectivas, puedes cambiar la forma en que manejas tu día a día y aumentar tu eficiencia. En este blog, exploraremos diez consejos prácticos para ayudarte a ser más productivo.

1. Planificación efectiva:

El primer paso para ser más productivo es planificar tu día con antelación. Dedica unos minutos cada mañana o la noche anterior para identificar las tareas más importantes que debes completar. Utiliza herramientas como listas de tareas, agendas electrónicas o aplicaciones de gestión del tiempo para mantenerte organizado.

2. Establece metas claras:

Define metas claras y específicas para lo que deseas lograr. Las metas te brindan un sentido de dirección y te ayudan a priorizar tus actividades diarias en función de lo que realmente importa.

3. Elimina distracciones:

Identifica las distracciones que te alejan de tu trabajo y trata de minimizarlas. Esto puede incluir apagar notificaciones de redes sociales, establecer un horario de trabajo sin interrupciones o crear un espacio de trabajo libre de distracciones.

4. Gestiona tu tiempo:

Utiliza técnicas de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro, donde trabajas en bloques de tiempo cortos y programados, seguidos de breves descansos. Esto puede ayudarte a mantener la concentración y la productividad.

5. Delega tareas:

Aprende a delegar responsabilidades cuando sea posible. No tienes que hacerlo todo tú mismo. Delegar liberará tiempo para que te concentres en tareas más importantes.

6. Establece prioridades:

No todas las tareas son igual de importantes. Utiliza la matriz de Eisenhower para categorizar tus tareas en función de su urgencia e importancia. Prioriza las tareas que son importantes pero no necesariamente urgentes.

7. Automatiza tareas repetitivas:

Identifica tareas repetitivas que puedas automatizar utilizando herramientas y software adecuados. La automatización puede ahorrarte tiempo valioso.

8. Aprende a decir no:

A veces, para ser más productivo, debes aprender a decir no a compromisos que no te acercan a tus metas. No es necesario aceptar todas las solicitudes y obligaciones que se te presenten.

9. Establece límites de tiempo:

Asigna un tiempo específico para cada tarea y mantente enfocado en completarla dentro de ese plazo. Los límites de tiempo pueden ayudarte a evitar la procrastinación.

10. Practica el autocuidado:

No olvides cuidar de ti mismo. El sueño, la alimentación adecuada y el ejercicio regular son esenciales para mantener la energía y la concentración necesarias para ser productivo a largo plazo.

Ser más productivo en tu día a día no es un objetivo inalcanzable. Con la planificación adecuada, la gestión del tiempo y la eliminación de distracciones, puedes aumentar tu eficiencia y lograr más en menos tiempo. Empieza a implementar estas estrategias hoy mismo y descubre cómo puedes dominar tu día de manera efectiva. ¡Tu futuro más productivo te espera!