Cuando hablamos de gestión del tiempo y la productividad, en varias entrevistas realizadas a grandes empresarios ninguno de ellos ha mencionó nunca una lista de tareas pendientes.

Las listas de tareas pendientes cuentan con grandes problemas, te mencionamos algunos de ellos:

En primer lugar, una lista de tareas pendientes no tiene en cuenta el tiempo. Usualmente cuando hacemos una lista de las cosas que tenemos que hacer, tendemos a realizar primero las que nos llevan menos tiempo y posponemos las que son más grandes y elaboradas haciendo que muchas de estas nunca las llevemos a acabo.  En segundo lugar, que una lista de tareas pendientes no distingue entre urgente e importante. El problema con esto es que muchos priorizamos lo que vemos o etiquetamos como urgente e ignoramos o aplazamos lo que realmente puede ser más importante.  En tercer lugar, las listas de tareas pendientes contribuyen al estrés. Cuando tenemos cosas en nuestra lista de pendientes que no logramos realizar no llevan a sentirnos abrumados durante el día e incluso muchas veces nos robaran el sueño.

Muchos empresarios exitosos dicen que lo que no está en su calendario, no se lleva a cabo. Ellos programan cada día sus reuniones, y cualquier actividad que necesiten realizar. 

Hay varios conceptos clave para gestionar tu vida usando tu calendario en lugar de una lista de tareas pendientes.

Reduce el tiempo predeterminado de tus reuniones: Cuando programas una reunión en  tu calendario se programará automáticamente para que dure 60 minutos. Si quieres ser una persona ultra productiva, debes invertir solo el tiempo necesario para cada tarea o reunión puede que sean solo 5 minutos. Vas a descubrir que si programas tus reuniones con una duración de máximo 15 minutos,  puedes encajar más tareas en cada día y así avanzar más rápido con tus proyectos  Bloquea las cosas más importantes de tu vida, primero: No debes llenar tu agenda con eventos que te envíen al azar. Debes atender primero tus prioridades que pueden ser  desde tu reuniones de interés, tiempo libre o de salud como realizar ejercicio o una cita médica, luego ya podrás programar las invitaciones según tus intereses.  Programa todo: Lo que está programado realmente se hace. Para no estar revisando tu correo electrónico a cada momento puedes programar un bloque en tu calendario que sea tiempo destinado a eso. Cuando alguien te llama y no puedes atender, en cambio de devolver llamadas telefónicas, puedes designar también un espacio del día únicamente para esto y así seguir con lista de pendientes sin ninguna interrupción.

Recuerda que entre  menos estrés sientas más productivo serás en tu día.