¿Cómo romper con la cultura de las reuniones excesivas?
Según un estudio reciente del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) se indica que si existiese tres días sin reuniones a la semana, la productividad de una compañía aumentaría en un 73%. Y es que tener el día lleno de reuniones puede ser sinónimo para expertos de bajada de la productividad ya que no solo genera una limitación en la producción del trabajo sino además genera situaciones de estrés.
Un colaborador puede dedicar hasta 31 horas mensuales a reuniones que se catalogan como improductivas, lo cual equivale casi a una semana de trabajo perdida cada mes, según estudios de la empresa Atlassian.
Generar reuniones con propósito
Para expertos en el área de project management, rol que ha tomado importancia no solo en la gestión de presupuestos y proyectos sino también en ser un pilar fundamental para dirigir equipos hacia el éxito en proyectos cada vez más complejos y orientados hacia la innovación es necesario la necesidad de optimizar las reuniones y fomentar una cultura de comunicación ágil.
Por otro lado las empresas pueden optar por eliminar reuniones innecesarias y limitar las sesiones con los clientes a aquellas en las que realmente se tenga algo tangible que mostrar. Evita tener por ejemplo un daylist con tu cliente y en su lugar opta por catchup semanales los cuales permiten priorizar y organizar actividades de forma eficiente, eliminando las micro reuniones y creando más tiempo para el trabajo técnico.
Consejos para conseguir reuniones con propósito:
- Definir objetivos claros: para ello, la persona que organiza debe cuestionarse qué quiere conseguir una vez termine la reunión.
- Invitar solo a las personas que van a tener un rol activo: muchas veces intentamos involucrar a demasiadas personas y terminamos convirtiendo la reunión en una conversación poco productiva.
- Enviar un minuta a todos los asistentes previamente: todos deben tener conocimiento de los diferentes puntos que serán tratados en la reunión. Por lo tanto, es importante que quien convoque, envíe información para que los asistentes estén al tanto y puedan preparar material en caso de ser necesario.
- Repasar los logros: si se trata de una reunión recurrente, es recomendable empezar con la revisión de los puntos acordados en la última reunión, así como evaluar si se han cumplido o no.
- Ser efectivos en tiempo: si se acuerdan 30 minutos de reunión, este tiempo se debe cumplir para no afectar el resto del tiempo de los participantes.
- Tener un coordinador o moderador de la conversación: disponer de una persona que coordine el tiempo de participación de cada participante, para ofrecer a todos por igual la oportunidad de dar su punto de vista y no monopolizar la conversación.
- Tomar notas de la reunión: anotar toda la información relevante y compartirla luego con todos los participantes y personas a las que afecte.
- Cierre de la reunión: es fundamental cerrar la reunión definiendo los próximos pasos a seguir, así como las personas responsables de llevar a cabo las siguientes acciones.
Si deseas mejorar la calidad de la toma de decisiones en tu empresa, es crucial tener reuniones con propósitos claros y agendas definidas.
